في الاجتماعات : قدم نفسك في أفضل صورة
حسام فتحي أبو جبارة
إن تصرفاتك في أي اجتماع ستتوقف إلى حد بعيد على ما إذا كنت أنت رئيس الاجتماع
أم كنت مجرد عضو فيه.
فعندما تحضر أحد الاجتماعات (بوصفك عضوًا) عليك أن تكون مستعدًا له. هناك بعض
الاجتماعات الروتينية، مثل الاجتماعات الأسبوعية واجتماعات المشرفين واجتماعات
الموظفين. وحتى في هذه الاجتماعات من الحكمة أن تمر على مكتب مساعد رئيسك
في يوم سابق لها لتعرف إن كان الاجتماع سيناقش مسائل خاصة في هذا الأسبوع أم
لا، وذلك حتى تكون مستعدًا على الدوام للإجابة عن أسئلة رئيسك. ولكن إذا دعا
رئيسك لعقد اجتماع خاص لسبب أو لآخر، فإنه من الضروري، بل ومن اللازم أن تتعرف
على البنود الموجودة في جدول الاجتماع.
ربما يكون رئيسك لا يلتقي بك طوال الأسبوع إلا في الاجتماعات، ولذا عليك أن تترك
لديه انطباعًا جيدًا عنك. والوصول في الموعد المحدد يعد طريقة سهلة لبلوغ هذه
الغاية، وللظهور أمام رئيسك بمظهر جيد.
ولكن إذا كنت تتأخر فإن رئيسك سيتساءل عما إذا كنت تدير قسمك بالإهمال
واللامبالاة نفسيهما. إنه سيميل إلى الشك فيك وفي أسلوب إدارتك.
إن ما يبدو صغيرًا في عينيك ربما يبدو كبيرًا في عين رئيسك.
وإذا كنت تريد أن يعرف عنك أنك شخص يمكن الاعتماد عليه دائمًا في إنجاز المهام
فاحرص دائمًا على الوصول في الموعد المحدد للاجتماعات.
إذا كان لديك سؤال سيؤثر في معظم حاضري الاجتماع،
فعليك أن تسعى لطرحه بكل السبل.
وإذا كان هذا السؤال يمكن أن يغير السياسات والإجراءات الحالية بالنسبة
للجميع، فلا بد أن يعرف الجميع إجابته بالطبع.
ولكن إذا كانت إجابة رئيسك عن هذا السؤال لن تؤثر إلا فيك أو على قسمك فقط
فقد يكون من الأفضل أن تطرحه عليه بشكل شخصي بعد الاجتماع.
إن معظم الرؤساء تكون لديهم فرصة بعد انتهاء الاجتماعات لحل المشكلات الفردية
دون إضاعة وقت الجميع.
إذا كنت مسؤولاً تنفيذيًا حديثًا في الشركة، فسوف تكون في حاجة إلى التعاون مع
رئيسك، ولأن هذا التعاون في مصلحتك، فقد تسعى إليه ببهجة وعن طيب خاطر.
من أفضل الطرق التي تمكنك من إظهار استعدادك للتعاون مع رئيسك أن تسهم
بأفكارك في أثناء الاجتماعات.
فالفرد الذي يبادر بعرض مقترحات عملية وحلول منطقية للمشكلات
في الاجتماعات سينظر إليه رئيسه على أنه زميل قدير ويعتمد عليه في
أوقات الشدة. وإذا كنت أنت هذا الشخص، فسرعان ما ستحصل على الترقيات
وسوف تجد يد العون تمتد إليك لترتقي سلم الإدارة
وذلك لأن أفكارك ستلقى احترام الجميع. احرص فقط على أن تكون إسهاماتك
معقولة وذات أهمية.
لا تخش أن تسأل إذا كنت لا تستطيع أن تفهم شيئًا. إن طلب التوضيح حتى تتمكن
من أداء الوظيفة على النحو السليم أفضل بكثير من عدم السؤال وأداء الوظيفة على
النحو الخطأ.
كيف تدير الاجتماع إذا كنت رئيسه؟
إليك بعض التلميحات حول كيفية إدارة الاجتماعات التي ترأسها أنت:
* أن تقدم الأفراد الجدد للآخرين: ليس لمقتضيات الزمالة فحسب
ولكنه أيضًا يسهل على الأفراد التفاعل بعضهم مع بعض بلا موانع.
إذا كان الكثير من الأفراد يحضرون
اجتماعاتك، فاجعلهم يرتدون شارات تحمل أسماءهم وتوضع على جيب السترة
العلوي.
* إذا كنت ستعرض بعض الأشكال والرسومات، فتأكد أنها جاهزة.
تأكد أيضًا من وجود الحامل، وأن الأشكال والرسومات سوف تقلب بسهولة.
لا شيء يمكن أن يحدث الفوضى أو الارتباك في أثناء أي اجتماع
مثل ضياع بعض الأشكال أو التصاق بعضهاببعض أو عدم ترتيبها.
* إن رئاستك للاجتماع لا تعني أنك يجب أن تتمتع بأي امتيازات خاصة فيما يتعلق
بالمواعيد. فليس من حقك أن تتأخر على موعد الاجتماع. مهما كان المركز الذي
تشغله فلا بد أن أحدًا سيضعك تحت الرقابة.
* بطبيعة الحال، إذا كان أحد الاجتماعات جديرًا بعقده
فإنه جدير بالتسجيل بلا شك،يمكنك أن تكلف السكرتير بتسجيل وقائع الاجتماع
في محضر مكتوب، أو على شريط كاسيت. المهم أن توضح مكان وزمان
عقد الاجتماع، وحاضريه، والمسائل التي تمت مناقشتها، والقرارات التي تم اتخاذها.
* إذا كنت تريد أن تناقش (مثلاً) مدير المبيعات في مشكلة تخص المبيعات
فلا تبدد وقت مشرف المستودع ما لم تكن هذه المشكلة ستؤثر فيه أو في عمله.
إن كل قسم أو وحدة سيكون له مشكلاته الخاصة التي تقتصر عليه وحده
دون باقي الأقسام أو الوحدات، ومن الأفضل أن تعالج تلك المشكلات
مع الأفراد المعنيين بشكل شخصي.
* قبل أن تنهي اجتماعك، من الأفضل أن تؤكد ثانية النقاط الرئيسة التي ناقشتها.
إن الشكل المثالي للاجتماع ينبغي أن يكون كالتالي:
ـ وضح للأفراد ما ستتم مناقشته.
ـ ناقش الأفراد فيما وضحته.
ـ أوجز للأفراد ما تم التوصل إليه.
ـ إذا كنت تريد أن تكف عن تبديد الأموال وعن إضاعة وقت موظفيك
فلا تعقد أي اجتماع بلا سبب ضروري.
حديث المناسبات الخاصة
إن العلاقات الجيدة بالموظفين تشكل أهمية في كل الشركات والعلاقات الإنسانية
الجيدة لا بد أن تقوم في داخل الشركةقبل أن تأمل في إقامة علاقات عامة
جيدة مع الزبائن من خارج الشركة.
إن في شركتك فرصًا عديدة على الأرجح لعقد احتفالات أو أحداث خاصة سيحضرها
غالبية موظفيك، وكثيرًا ما سيطلب منك الحديث في هذه الاحتفالات أو الأحداث.
لا تنظر إلى هذه الأحداث كما لو كانت غير ضرورية أو بغيضة
فيمكنك أن تجعل منها فرصًا رائعة للاقتراب من موظفيك بقدر أكبر.
إن كل ما يمكنك أن تقوم به لدعم العلاقة بين الإدارة والموظفين في شركتك
يعد جزءًا مهمًا من وظيفتك.
ومهما كان سبب الاحتفال يمكنك أن تجعله مناسبة تتيح للجميع فرصة الاشتراك
إن مثل هذه الأحداث تساعد على تقريب كل من في الشركة بعضهم من بعض
كما أنها
تنشر شعورًا بالاتحاد والانسجام بينك وبين موظفيك.
مثلاً، إليك مخططًا تمهيديًا يمكنك اتباعه لإلقاء حديث في الاحتفال الخاص
بفرد خدم الشركة لمدة طويلة:
* قدم تهانيك الشخصية له.
* اذكر التدرج الوظيفي الذي مر به، وتحدث عن بعض ذكرياته في الشركة.
* سلط الضوء على خلقه واجتهاده، وبراعته وتحمله للمسؤولية وتعاونه
وما إلى ذلك.
واذكر جانبًا معروفًا من عمله الحالي يستحق المدح والاهتمام
وبعض الأشياء الطيبة التي يرددها عنه زملاؤه.
* وضح كيف استفادت الشركة من السنوات الطويلة التي قضاها في خدمة الشركة
بإخلاص.
* انقل له التهاني بالنيابة عن الشركة والموظفين. وقدم له هدية مناسبة أو جائزة
تقديرية.
* عبر له عن أمنياتك القلبية بقضاء المزيد من السنوات السعيدة والمثمرة
سواء أبقي في الشركة أم تقاعد عن العمل.
هناك أيضًا بعض الأفكار الأخرى عن احتفالات التكريم بناء على مدة الخدمة. ففي
السنوات الأولى قد يكون من الأفضل أن تكرم مجموعات من الأفراد وأن تتكلم عنهم
جميعًا بصورة عامة في الوقت نفسه. ولكن حين يكون أحد الموظفين المخلصين قد
قضى سنوات عديدة في الخدمة، حينئذ سيكون من الأنسب أن تكرمه
على أساس فردي وليس بشكل جماعي.
20 May 2008, 09:40 AM
في الاجتماعات قدم نفسك في أفضل صورة
